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COL:COP
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto reglamentario 1377 de 2013
I. INTRODUCCION
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES Y HABEAS DATA
COMERCIALIZADORA PHAX. S.A.
N.I.T. 800.113.011-9
COMERCIALIZADORA PHAX. S.A. comprometida
con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad,
disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información y en especial
con la convicción en la garantía de los derechos fundamentales por medio de la
presente elaboración y propuesta, pretende dar cumplimiento a la Ley 1266 de
2008 y a la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el decreto 1377 de 2013, dentro
de las cuales se destaca la necesidad de adoptar un Manual de Políticas y procedimientos
que garanticen el cumplimiento de dicha Ley, atendiendo a las consultas y
reclamos que surjan por parte del titular de los datos personales.
En los literales d) y e) del Artículo 3 de la Ley 1581 de
2012, se hace mención del encargado y responsable del tratamiento, cumpliendo
COMERCIALIZADORA PHAX S.A., con estas dos cualidades de manera simultánea y en
muchas de las bases de datos que se manejan, se responsabiliza de toda
información sobre datos personales y se obliga a custodiarlas en la forma establecida
en la presente Ley.
Las tecnologías actuales deben permitir a las Empresas y/o Entidades la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que se utiliza para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, únicamente para los fines en que se vincula y por esta razón COMERCIALIZADORA PHAX S.A. tendrá como objeto principal:
A.- Distribución y confección de ropa masculina y femenina.
B.- Inversiones en otras sociedades.
C.- La adquisición de acciones, partes o cuotas de interés
social en compañías de cualquier naturaleza o especie, dirigida a la obtención
de dividendos o participaciones.
D.- La adquisición o construcción de toda clase de bienes
inmuebles urbanos o rurales, con la finalidad de obtener utilidades derivadas
de su explotación, arrendamiento o administración. E.- Prestación de servicios
personales dentro de la actividad profesional y de cada socio.
F.- Proveer dotación para personal de empresas.
G.- En general, la realización de toda operación, acto o
contrato, no comprendido en las letras anteriores, pero directamente
relacionados con las actividades en ellas descritas y que no esté vedado por la
Ley.
Para la obtención de su objeto, y el cumplimiento de los
fines enunciados en el presente artículo, la sociedad podrá celebrar todo tipo
de negocios, tales como compra-venta, arrendamiento, mandato, franquicias,
préstamo, cuentas corrientes, suministro, consignación, deposito, hipoteca,
prenda, transacción, transporte, seguro, giro, aceptación, endoso, negociación,
cobro y descargue de títulos valores, etc., sin que en modo alguno esta
enumeración sea taxativa, pues para la buena realización de la empresa social,
puede la compañía, con la simple intervención del órgano competente, ejecutar
cualquier otro acto o contrato, y en general, ejercer todos los derechos y
cumplir todas las obligaciones derivadas de su existencia y actividad. En
cuanto a la celebración de contrato de sociedad, se estipula expresamente que
COMECIALIZADORA PHAX S.A., puede constituir nuevas compañías de cualquier clase
o ingresar como socio o accionista a las ya constituidas, cuando la actividad
de una u otra sea igual, similar, conexa o complementaria de las que constituye
su objeto o empresa social o cuando, a pesar de no darse estas condiciones, la
asociación convenga manifiestamente a sus intereses, todo ello a juicio del
órgano directivo competente; da cumplimiento a lo establecido en la Ley que
versa sobre HABEAS DATA y DATOS PERSONALES.
El derecho fundamental al HABEAS DATA debe garantizar a
los ciudadanos el poder de decisión y control que les asiste sobre la
información, uso y destino de sus datos personales.
El derecho a la protección de los datos personales de cada
titular, se extiende desde saber quién conserva dichos datos y que uso se le
está dando a los mismos, hasta de definir quién tiene la posibilidad de
consultarlos.
La Ley atribuye el poder a cada titular de consultar,
modificar, suprimir y reanudar dicha información, y desarrolla las garantías e
instrumentos para garantizar la vigencia del derecho fundamental.
El objeto de este Manual es consagrar las políticas
internas que habrán de fijarse en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y que,
por nuestra condición de encargados y responsables del tratamiento de datos
personales, debemos instrumentar y organizar a fin de cumplir a entera
cabalidad con las disposiciones contempladas en la Ley.
El manual incluye los aspectos básicos de índole normativa
y anexos independientes y esquemas de procedimientos que permiten la autorización.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A.,
respectivamente; tiene su domicilio en la Cra 51 # 5A sur - 20. MEDELLÍN,
ANTIOQUIA, COLOMBIA, Correo electrónico:
[email protected];
teléfono (4) 360 06 60, sitio web: www.phax.com.co.
II. FINALIDAD
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. a
través de la presente política formaliza el tratamiento de datos personales
aplicable a las actividades con usuarios, clientes, proveedores, prestadores,
empleados, distribuidores, y en general, toda persona natural titular de los
datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos y en las
de nuestros operados, para el cumplimiento del objeto social de la Entidad y
específicamente para: (i) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en
virtud de los contratos y relaciones comerciales celebradas; (ii) Proveer
información sobre nuestros productos y servicios; (iii) Efectuar eventos o
promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros proveedores,
clientes, empleados, distribuidores y otros terceros; (iv), llevar a cabo
campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, social, de
mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social; (v) Programas
de fidelización y actualización de datos de clientes, proveedores, empleados,
distribuidores y otros terceros; (vi) informar sobre cambios de nuestros
productos, precios o servicios; (vii) enviar estados de cuenta de cartera;
(viii) evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante
encuestas de satisfacción; (ix) realizar actividades de cobranza, recaudo,
consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago. (x) COMERCIALIZADORA PHAX S.A. podrá tomar la huella
digital, obtener imágenes de las cámaras de seguridad o usar otros mecanismos
biométricos autorizados de sus clientes, proveedores, empleados, distribuidores
y otros terceros y administrarlos con el fin de validar su identidad en el
manejo de los productos y/o servicios que adquieran con la sociedad. (xi) COMERCIALIZADORA PHAX S.A. podrá entregar los
datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, distribuidores y
otros terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean
públicas o privadas, siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las
que COMERCIALIZADORA PHAX S.A. se relacione por
vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada;
o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño
e implementación de ofertas de productos y/o servicios, o en general propuestas
de valor adicionales a las que COMERCIALIZADORA PHAX S.A. no
está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad
facilitar el desarrollo del objeto social de COMERCIALIZADORA PHAX S.A. mediante
la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital,
cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de clientes,
investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de
estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social,
participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de
nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos. De igual
forma, los datos personales de los clientes, empleados, prestadores o cualquier
otra persona de quien se tengan datos personales, serán usados por COMERCIALIZADORA PHAX S.A. con el fin de adelantar
adecuadamente todos sus procesos, en el desarrollo de las actividades antes
mencionadas y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data y
protección de datos personales. Los datos suministrados por los Empleados y/o
prestadores de servicios a COMERCIALIZADORA PHAX S.A.,
tendrán como finalidad adelantar el proceso de selección para la contratación
interna, así mismo se accederá a su historia clínica ocupacional para dar
cumplimiento al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Utilizará sus datos
biométricos como huellas dactilares para control de horario, Así mismo, estos
datos podrán ser utilizados por COMERCIALIZADORA PHAX S.A. durante
la relación laboral o de prestación de servicios o vinculación estratégica
mediante contratos y/o convenios; con la finalidad de potenciar las habilidades
de los empleados, vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres,
etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de
beneficios. De igual forma, los datos personales de los Empleados, prestadores
de servicio, clientes, usuarios, directivos o vinculados en general, serán
usados por COMERCIALIZADORA PHAX S.A. con
el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos de análisis de riesgo de
crédito y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data
Financiero, así mismo podrá COMERCIALIZADORA PHAX
S.A. Obtener los datos personales de sus empleados y prestadores de servicios
para efectos de suministrar referencias laborales o de prestación, afiliación o
vinculación estratégica, tanto de ellos como de sus familiares. COMERCIALIZADORA PHAX S.A. podrá entregar los
datos personales de sus empleados y prestadores de servicio vinculados
laboralmente, por prestación o por alianza utilizada en los diferentes
contratos y convenios; a Entidades radicadas en Colombia o en el exterior
siempre y cuando: Sean empresas o Entidades con las que COMERCIALIZADORA PHAX S.A. se relacione por
vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada;
o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño
e implementación de beneficios y planes de bienestar o selección, tercerización
del archivo físico o digital ó en general propuestas de valor adicionales a las
que COMERCIALIZADORA PHAX S.A. no está en capacidad de
ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del
empleado y la administración de la información de COMERCIALIZADORA PHAX S.A. mediante la
tercerización de sus procesos. EN GENERAL; COMERCIALIZADORA PHAX S.A. obtendrá
y manejará los datos personales suministrados a él por sus clientes, afiliados,
prestadores, empleados, directivos, usuarios y en general cualquier persona
natural del que se tengan datos personales, para las finalidades consecuencia
del desarrollo de su objeto social, como Sociedad Anónima, dedicada a:
A.-
B.- Inversiones en otras sociedades.
C.- La adquisición de acciones, partes o cuotas de interés
social en compañías de cualquier naturaleza o especie, dirigida a la obtención
de dividendos o participaciones.
D.- La adquisición o construcción de toda clase de bienes
inmuebles urbanos o rurales, con la finalidad de obtener utilidades derivadas
de su explotación, arrendamiento o administración. E.- Prestación de servicios
personales dentro de la actividad profesión y de cada socio.
F.- Proveer dotación para personal de empresas.
G.- En general, la realización de toda operación, acto o
contrato, no comprendido en las letras anteriores, pero directamente
relacionados con las actividades en ellas descritas y que no esté vedado por la
Ley.
Para la obtención de su objeto, y el cumplimiento de los
fines enunciados en el presente artículo, la sociedad podrá celebrar todo tipo
de negocios, tales como compra-venta, arrendamiento, mandato, franquicias,
préstamo, cuentas corrientes, suministro, consignación, deposito, hipoteca,
prenda, transacción, transporte, seguro, giro, aceptación, endoso, negociación,
cobro y descargue de títulos valores, etc., sin que en modo alguno esta
enumeración sea taxativa, pues para la buena realización de la empresa social,
puede la compañía, con la simple intervención del órgano competente, ejecutar
cualquier otro acto o contrato, y en general, ejercer todos los derechos y
cumplir todas las obligaciones derivadas de su existencia y actividad. En
cuanto a la celebración de contrato de sociedad, se estipula expresamente que
COMECIALIZADORA PHAX S.A., puede constituir
nuevas compañías de cualquier clase o ingresar como socio o accionista a las ya
constituidas, cuando la actividad de una u otra sea igual, similar, conexa o
complementaria de las que constituye su objeto o empresa social o cuando, a
pesar de no darse estas condiciones, la asociación convenga manifiestamente a
sus intereses, todo ello a juicio del órgano directivo competente.
Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través
de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono
celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales,
encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente
conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. podrá
tratar los datos personales que le suministren sus clientes, Proveedores y
otros Terceros con las finalidades de: (i) verificar el cumplimiento de las
políticas de la Entidad en materia de selección y contratación de proveedores;
(ii) verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones; (iii) satisfacer
los intereses legítimos derivados de la relación que se establezca o se
proyecta establecer; (iv) suministrar u obtener referencias comerciales y/o
financieras; (v) administrar y operar el producto o servicio contratado, lo
cual comprende, entre otros aspectos, el manejo y registro contable de las
operaciones que se desarrollen durante la vigencia de cualquier relación
jurídica, así como todas aquellas que se realicen para la terminación, cierre o
liquidación de la misma; (vi) documentar la relación existente y verificar la
ejecución y cumplimiento del contrato respectivo; (vii) verificar y confirmar
la identidad y contacto; (viii) remitir información comercial sobre los
productos y/o servicios que COMERCIALIZADORA PHAX S.A. presta
en desarrollo de su objeto social; (ix) adoptar medidas tendientes a la
prevención de actividades ilícitas; y (x) entregar los datos personales de sus
clientes empleados, prestadores, asociados, proveedores y terceros a entidades
radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y
cuando: Sean empresas o entidades con las que COMERCIALIZADORA PHAX S.A. se
relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz,
subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la
estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos o servicios, o
en general propuestas de valor adicionales a las que COMERCIALIZADORA PHAX S.A. no está en capacidad de
ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del
objeto social de COMERCIALIZADORA PHAX S.A. mediante
la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital,
cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de clientes,
empleados proveedores, asociados, prestadores, operados, personas con las que
tenga vínculos de convenios y contratos, investigación de mercados, elaboración
de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales, sociales,
mercadeo, estudios de impacto social, establecimiento de nuevos canales de
atención, y demás fines relacionados y conexos.
De igual forma, los datos personales de clientes,
empleados, prestadores de servicio, proveedores, personas naturales con quienes
se tenga alianzas establecidas en contratos y/o convenios, operados,
distribuidores, terceros y en general, toda persona natural titular de los
datos personales que aparecen registrados en las bases de datos serán usados
por COMERCIALIZADORA PHAX S.A. con el fin de adelantar
adecuadamente todos sus procesos en ejecución de la prestación de sus servicios
dirigidos a la comunidad y dar cumplimiento de esta forma al presente manual y
a la Ley 1266 de 2008, Ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios.
III. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política, a continuación,
se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente:
* Autorización: Consentimiento
previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de
datos personales.
* Base de Datos: Conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
* Dato Personal: Cualquier
información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
* Encargado del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.
* Responsable del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
* Titular: Persona natural
cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
* Tratamiento: Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
* Aviso de privacidad: Comunicación
verbal o escrita generada por COMERCIALIZADORA PHAX
S.A. dirigida al titular de los datos personales, en la cual se le informa de
la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
* Dato público: Es
el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no
están sometidos a protección.
* Datos sensibles: Se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,
de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual, y los datos biométricos.
* Transferencia: La
transferencia de datos tiene lugar cuando COMERCIALIZADORA PHAX S.A., ubicada en Colombia,
envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es
Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
* Transmisión: Tratamiento
de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera
del territorio.
IV. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES.
En el tratamiento se asegurará el respecto a los derechos
prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de los datos personales de
niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza
pública, o se obtenga autorización de su representante.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A.,
actuará con la mayor diligencia y cuidado en los tratamientos de los niños,
niños y adolescentes en el caso de obtener el dato para regulación y registro
en temas de vinculación a la seguridad social y cajas de compensación
solicitadas por sus padres en calidad de empleados de COMERCIALIZADORA PHAX S.A.
Es tarea del Estado y de las entidades educativas de todo
tipo, proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores
sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y
adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y
proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños,
niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y
protección de su información personal y la de los demás.
V. PRINCIPIOS
De conformidad con la Ley, COMERCIALIZADORA PHAX
S.A., actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos
personales de acuerdo a los principios que deben seguirse en todo tratamiento
de datos personales y de protección de la Ley del HABEAS DATA, ellos son:
* Legalidad: Para el tratamiento
de los datos personales, COMERCIALIZADORA PHAX S.A. se
sujetará a lo establecido en la Ley y demás disposiciones.
* Finalidad: COMERCIALIZADORA PHAX S.A. informará al titular la finalidad del
tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo
con la constitución y la Ley.
* Libertad: El tratamiento de
los datos personales sólo lo ejercerá COMERCIALIZADORA PHAX S.A. con
el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; o por mandato legal
o judicial.
* Veracidad o Calidad: La
información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
* Transparencia: COMERCIALIZADORA PHAX S.A. garantiza
al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de sus datos.
* Acceso y Circulación Restringida: El
tratamiento que COMERCIALIZADORA PHAX S.A. dará
a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la Ley
y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet
o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de
naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido al titular o terceros autorizados.
* Seguridad: La información
sujeta a tratamiento por COMERCIALIZADORA PHAX S.A.,
será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas
que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
* Confidencialidad: Las
personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no
tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la
información suministrada, inclusive después de finalizada su relación con
alguna de las labores que comprende el tratamiento.
VI. TITULAR
Para los efectos de la presente política, se entenderán
titulares de los datos personales, los distribuidores, empleados, prestadores
de servicio, clientes, usuarios, proveedores y en general, toda persona natural
titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos
de COMERCIALIZADORA PHAX S.A.
En el caso de los menores de edad (niños, niñas y
adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no
el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de estos datos, se
asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la
privacidad y protección de la información personal.
VII. AUTORIZACIÓN
Para el tratamiento de los datos personales por COMERCIALIZADORA PHAX S.A. se requiere la autorización
previa, informada y expresa del titular, la cual deberá ser obtenida por
cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta
posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. al
momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera
clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el
tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del
titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.
A efectos de protección de la Ley Habeas Data, COMERCIALIZADORA PHAX S.A., contará con previa
autorización y notificación al titular, a efectos de ser reportado ante las
Entidades CIFIN, DATACREDITO y PROCREDITO.
La información de los datos personales podrá ser
suministrada por COMERCIALIZADORA PHAX S.A. al
titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros
autorizados por este o por la Ley, así como entidades públicas o
administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. Podrá
continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para
la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene
el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación de
sus datos.
VIII. DERECHOS
El titular de los datos personales y/o, en lo que le
aplica al titular de la obligación crediticia que adquiera con COMERCIALIZADORA
PHAX S.A., tendrá derecho a:
* Conocer, actualizar y rectificar sus
datos personales frente a COMERCIALIZADORA PHAX S.A. Este
derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento
esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
* Solicitar a COMERCIALIZADORA PHAX S.A. prueba de la
autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo las
excepciones previstas en la Ley.
* Ser informado por COMERCIALIZADORA PHAX S.A. previa
solicitud, sobre el uso que se les da a sus datos personales.
* Presentar consultas ante COMERCIALIZADORA PHAX S.A. e interponer quejas
ante la entidad encargada de la protección de los datos personales.
* Solicitar la revocatoria y/o supresión
de sus datos personales cuando COMERCIALIZADORA PHAX
S.A. incurra en conductas contrarias a la Ley y la
Constitución. Acceder de manera gratuita e ilimitada a los datos personales que
sean objeto de tratamiento.
IX. DEBERES
El titular de los datos personales, deberá mantener
actualizada su información y garantizar, en todo momento a COMERCIALIZADORA PHAX S.A., la veracidad de la
misma. COMERCIALIZADORA PHAX S.A. no se hará responsable,
en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la
inexactitud de la información entregada por el titular.
X. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. será
el responsable del tratamiento de los datos personales.
El área de administrativa, será el área encargada del
tratamiento de los datos personales, por cuenta de COMERCIALIZADORA PHAX. S.A., a quien se le
suministrará información de cada empleado, prestador, operador, asociado,
cliente, proveedor y en general de cualquier persona natural de quien se haya
recolectado información personal y que repose en una base de datos.
El funcionario encargado de dicha área llevará un informe
de la base de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones:
* Conocer esta política y darle
aplicación en lo que les corresponda.
* Enviar una comunicación vía correo
electrónico a cada directivo, empleado o persona que dentro de la Empresa
maneje o haya manejado algún tipo de dato personal de los miembros de la
Empresa, en el sentido de que estos informen al departamento encargado, el
nombre y correo electrónico de los usuarios de quien tengan datos personales.
* Elaborar, direccionar, encargar y/o
delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los
contratos comerciales y formatos o formularios que versen sobre créditos o
datos personales.
* Elaborar, direccionar, encargar y/o
delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los
contratos laborales.
* Informar al titular sobre la finalidad
de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le
asisten en virtud de la autorización otorgada.
* Garantizar que la información objeto
del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
* Rectificar la información del titular
cuando sea incorrecta.
* Utilizar únicamente los datos
personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los
mismos no la requieran.
* Respetar las condiciones de seguridad
y privacidad de información del titular.
* Realizar la actualización,
rectificación o supresión de los datos personales dentro de los cinco (5) días
hábiles contados a partir de su recibo.
* Permitir el acceso a la información
únicamente a las personas autorizadas.
* Cumplir con las instrucciones y
requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
* Suscribir acuerdos de confidencialidad
con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos
personales.
* Tramitar oportunamente las consultas y
reclamos formulados por los titulares de los datos personales.
* Los demás consagrados en la Ley.
* El área de administrativa de
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. deberá velar para que
en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de la
presente Política como de los documentos que la complementen COMERCIALIZADORA PHAX S.A., realizará todos los
ajustes de tipo contractual y legal para que, en los contratos, acuerdos de
confidencialidad, cláusulas contractuales y demás documentos se incorpore su
cumplimiento por parte de empleados, directivos, proveedores, contratistas vinculados
y otros terceros, además de procurar por obtener autorización expresa de cada
titular para el manejo de los datos personales.
* Es responsabilidad de los trabajadores
de COMERCIALIZADORA PHAX S.A. reportar cualquier
incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos
personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas
o adolescentes sin la autorización pertinente, suplantación de identidad, o
conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios
de que los mismos estén siendo utilizados para propósitos delictivos y/o no
autorizados.
XI. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES
La presente política será aplicable en los casos en los
que COMERCIALIZADORA PHAX S.A. solicite el diligenciamiento
de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica,
digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, sin
perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso.
A partir del momento en que el titular de los datos
personales autorice a COMERCIALIZADORA PHAX S.A. para
la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el
desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. podrá
utilizar los datos personales del titular como dirección de correo electrónico,
dirección de correo físico y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle
publicidad relacionada con su oferta de productos y servicios, y contactarlo
para eventos y otras actividades.
En todo caso, dependiendo de la actividad que se
realice, COMERCIALIZADORA PHAX S.A. le comunicará al
titular de los datos personales de manera clara, los mecanismos puestos a su
disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como
para revocar la autorización otorgada.
XII. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD
DE LOS DATOS PERSONALES
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. garantizará
a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad
de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. dando
aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y
catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. adoptará
las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar
seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. manifiesta
que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros,
sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace
responsable por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de
datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del
titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las
políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.
En el sitio web de COMERCIALIZADORA PHAX S.A. se
establecerán las instrucciones bajo absoluta seguridad para que cada usuario o
titular de los datos personales interactúen con los mismos y presenten sus
solicitudes ante COMERCIALIZADORA PHAX S.A., sobre
cualquier tipo de corrección, modificación y/o supresión.
XIII. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las Políticas serán aplicables a las bases de datos que se
encuentren bajo la administración de COMERCIALIZADORA PHAX S.A. o
sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones
comerciales o en desarrollo de su objeto social que deban ser aplicadas a las
demás entidades que hacen parte de la sociedad a la cual pertenece, de alianzas
comerciales, de convenios o eventos publicitarios, tanto de COMERCIALIZADORA PHAX S.A. como de sus operadores.
En el primer caso, COMERCIALIZADORA PHAX S.A. actuará
como responsable, en los demás casos podrá tener la calidad de encargado o de
responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba.
Así mismo, será aplicable cuando el tratamiento de los
datos se efectúe en territorio colombiano. Así como, cuando el responsable o el
encargado del tratamiento no resida en Colombia, pero en virtud de normas
internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.
XIV. DERECHO DE HABEAS DATA.
El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas
las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas
como privadas.
Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de
la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de
autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una
base de datos o archivo.
Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial
desde el año 1991 hasta el año 2008, en el cual se expidió la Ley especial de
Habeas Data, que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data
financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a
conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia,
y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que
tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de
determinar el nivel de riesgo financiero de su titular. Esta Ley especial
considera como titular de la información tanto a las personas naturales como
jurídicas.
Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió
la Ley 1581 “General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el
derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y
crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier titular de
datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo
se ha recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por
entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley general, es titular la persona
natural.
XV. REGISTRO NACIONAL DE POLITICAS Y/O BASES
DE DATOS
Es el directorio público de las bases de datos sujetas a
tratamiento que operan en el país, y será de libre consulta para los
ciudadanos.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. realizará
el registro de sus políticas y/o bases de datos ante la autoridad
administrativa competente, en el tiempo y lugar que ésta establezca.
XVI. DERECHOS DE LOS TITULARES
a) Dirigirse a COMERCIALIZADORA PHAX S.A.,
a través de los canales establecidos, los cuales se indican en el aviso de
privacidad de datos, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos
personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a COMERCIALIZADORA PHAX S.A. salvo cuando, de
acuerdo con la Ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera. c)
Ser informado por COMERCIALIZADORA PHAX S.A. respecto
del uso dado a los datos personales recolectados previa solicitud del titular,
presentada a través de los canales dispuestos para tales efectos. d) Presentar
ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la
Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. e) Revocar, en aquellos casos
que no se enmarcan bajo la Ley 1266 de 2008, la autorización y/o solicitar la
supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a
través de los canales dispuestos por COMERCIALIZADORA PHAX S.A. a
sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A., a
través del aviso de privacidad de datos informará acerca de los canales y
procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de
manera efectiva.
XVII. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACION
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. establece
como canales de comunicación con los titulares:
Página web : www.phax.com.co
Correo electrónico : [email protected]
Correo físico : Cra. 51 # 5A sur
- 20- MEDELLÍN, ANTIOQUIA, COLOMBIA.
Línea telefónica : (4)
3600660
XVIII. CONSULTAS Y RECLAMOS
Las consultas y reclamos que se realicen a COMERCIALIZADORA PHAX S.A. deberán dirigirse al
correo electrónico: [email protected] En caso de información adicional, el
interesado podrá comunicarse al teléfono (4) 360 06 60 o dirigirse a la Carrera
51 No 5 A Sur 20 MEDELLÍN, ANTIOQUIA, COLOMBIA.
XIX. CONSULTAS
Las consultas realizadas por el titular de los datos
personales o sus causahabientes, serán atendidas por COMERCIALIZADORA PHAX S.A., en un término máximo de
diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud,
el cual se podrá prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles,
debiendo COMERCIALIZADORA PHAX S.A. informar previamente al
interesado.
XX. RECLAMOS
El titular o sus causahabientes que consideren que la
información contenida en la base de datos de COMERCIALIZADORA PHAX S.A. debe
ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en
esta política, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las
siguientes reglas:
* El reclamo se formulará mediante
solicitud dirigida al área administrativa, con la identificación del titular,
la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los
documentos adjuntos que se requieran.
* El término máximo para atender el
reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a
la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho
(8) días hábiles, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, debiendo el área administrativa informar al interesado los motivos de
la demora.
* Si el reclamo resulta incompleto, se
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
* En caso de que quien reciba el reclamo
no sea competente para resolverlo, dará traslado al área encargada en un
término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
* Antes de acudir a la entidad encargada
de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales,
el titular debe tramitar inicialmente su reclamo con COMERCIALIZADORA PHAX S.A. a través de los medios
y canales dispuestos para tal fin.
XXI. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL
TRATAMIENTO.
COMERCIALIZADORA PHAX S.A. cuenta
con un área que asegura el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia
de seguridad de la información.
Se ha establecido que en los contratos celebrados con los
encargados se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de
éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del titular.
XXII. LEGISLACIÓN APLICABLE
* Constitución Política de Colombia,
artículos 15 y 20.
* Ley 527 de 1999
* Ley 1266 de 2008.
* Ley 1273 de 2009.
* Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre
de 2012.
* Decretos reglamentarios 1727 de
2009,2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de Mayo 13 de 2014
* Sentencia C-748 de 2011 de la Corte
Constitucional
XXIII. ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN
La presente política se modifica desde el día 01 de Marzo de 2017 y
tendrá validez mientras COMERCIALIZADORA PHAX S.A. ejerza
su objeto social en Colombia, o hasta que la Ley disponga asunto en contrario o
diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y
de forma unilateral por parte de COMERCIALIZADORA PHAX S.A.,
debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales,
dichas modificaciones.
Las políticas, según instructivo que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas en concordancia a lo
establecido por dicha Entidad.